Planejamento estratégico na área de TI: tudo o que você precisa saber!

A tecnologia da informação se tornou fundamental para empresas de diferentes setores, mas isso não significa que basta sair adquirindo soluções digitais avançadas e esperar os resultados melhorarem como que por mágica. Para que as ferramentas sejam introduzidas de forma ordenada, é preciso planejar.

Para isso, existe o planejamento estratégico em TI, específico para a implementação e a utilização de soluções digitais dentro da empresa. Neste post, falaremos mais sobre o conceito, os passos para aplicá-lo, seus benefícios e os cuidados imprescindíveis para as boas práticas em governança de TI. Boa leitura!

O que é o planejamento estratégico em TI?

O planejamento estratégico de TI, também conhecido como PETI, é um conjunto de processos destinados à elaboração de estratégias bem-definidas para a utilização de tecnologia da informação em uma empresa. É por meio dele que é gerenciada toda a aplicação de soluções digitais em um negócio.

Contar com o PETI é um meio de garantir que a tecnologia da informação esteja sendo utilizada de forma adequada, agregando valor ao negócio. Caso a estratégia seja bem-sucedida, a otimização dos processos é repassada ao produto final, gerando uma percepção positiva por parte dos clientes.

Além disso, podemos dizer que o PETI é um desdobramento natural do tradicional planejamento estratégico corporativo. Desse modo, ele deve ser diretamente alinhado aos valores e às metas da empresa. Para realizá-lo de forma adequada, é preciso definir, antes de tudo, a estratégia do negócio em relação às soluções digitais.

Para isso, é fundamental elaborar uma visão de futuro dentro da empresa, estabelecendo quais são as metas que serão perseguidas pela companhia durante determinado período. Para fazer o PETI, é imprescindível que a equipe interna de tecnologia esteja presente no processo.

Isso porque muitos empresários acabam delineando os objetivos do negócio de forma centralizada, repassando as atividades para as equipes de acordo com um planejamento concentrado apenas nos líderes. Porém, caso os profissionais de TI estejam envolvidos desde o início, poderão oferecer sugestões relevantes para incrementar o trabalho a ser desenvolvido.

Na hora de formular uma estratégia para guiar a área de TI, é preciso estar atento ao que a organização espera obter dos recursos tecnológicos, além dos benefícios que as soluções digitais podem oferecer. Por fim, chega o momento de definir quais ações serão necessárias para melhorar a implementação.

Além disso, é importante destacar que é praticamente impossível conduzir negócios, sem contar com a tecnologia da informação na empresa. Afinal, ela atua em diferentes frentes, como:

  • automatização de processos;
  • produção de conhecimento relevante por meio de análise de dados e machine learning;
  • desenvolvimento de aplicativos e softwares personalizados;
  • consultoria geral em soluções de tecnologia.

Por que o planejamento estratégico na área de TI é tão importante?

Como mencionamos, a TI assumiu um papel de protagonismo dentro de empresas de diferentes segmentos e portes. Contudo, não basta adquirir ferramentas de alto nível e esperar a mágica acontecer: é preciso delinear as estratégias de forma precisa, até mesmo para garantir ações mais precisas para produzir resultados.

É isso que faz o planejamento estratégico de TI tão importante, já que ele ajuda os gestores a explorarem todo o potencial das ferramentas. Ele exige uma reflexão profunda para alinhar o que a tecnologia pode fazer às demandas específicas da companhia.

O PETI é o que faz com que a área de TI seja mais do que um grupo de profissionais destinados a resolver tarefas operacionais simples, relacionadas aos computadores; ele faz com que a tecnologia se torne uma parceira estratégica da geração de oportunidades.

A tecnologia como motor dos negócios

É preciso destacar que a TI pode atuar como uma espécie de agente das mudanças dentro do negócio, transformando as práticas. Isso porque é possível encontrar uma solução que otimize cada área dentro da empresa, principalmente com a criação de softwares personalizados.

Um bom exemplo de como o investimento em TI pode transformar a organização é por facilitar a troca de informações e otimizar a comunicação dentro da empresa. Isso pode ser feito por meio da criação de aplicativos internos, que elevarão a produtividade dos colaboradores.

Além disso, profissionais de alto nível podem ser utilizados para mapear os processos de acordo com as demandas e implementar sistemas que correspondam às preferências dos gestores. Com a quantidade de informações disponíveis na internet, um trabalho bem-feito com análise de dados possibilita um entendimento preciso das necessidades dos clientes.

Desse modo, podemos dizer que o planejamento estratégico de TI é um investimento efetivo por parte da organização, posicionando a empresa definitivamente no caminho da transformação digital. Isso faz com que a tecnologia municie as decisões estratégicas do negócio.

Quais são os principais benefícios de investir em um planejamento estratégico?

Melhoria geral na comunicação

Com o PETI, a equipe de tecnologia compreenderá de forma mais precisa o papel de cada um dentro da empresa. Isso traz mais motivação para o setor, já que eles entenderão melhor como as suas tarefas diárias se alinham às metas do negócio.

Desse modo, o planejamento estratégico de TI ajuda a trazer mais visibilidade para a área, servindo como um meio de comunicação direto com a direção da empresa. Assim será mais fácil lidar com a governança de tecnologia como um todo, já que as rotinas diárias estarão dentro do plano geral de objetivos da companhia.

Agilidade no dia a dia

Outro benefício estratégico do PETI é o fato de que ele favorece a eficiência dentro do negócio, isto é, a capacidade, por parte dos colaboradores, de responderem rapidamente a mudanças de curso. Nesse contexto, a utilização de tecnologia da informação traz uma nova gama de recursos ao negócio.

Isso porque um dos principais motivos da aplicação de tecnologia no mercado é a capacidade de otimizar a execução de processos. Ao introduzir um meio mais ágil de entregar resultados, a organização ganha tempo em relação aos modelos tradicionais de negócio que imperavam até então.

Crescimento organizacional e na percepção dos clientes

O PETI também proporciona crescimento organizacional, gerando uma significativa vantagem competitiva. Isso pode ser exemplificado até mesmo pela segurança que as soluções digitais trazem para as informações da empresa.

Com a facilidade de encontrar novos prestadores de serviço, os consumidores têm se tornado cada vez mais exigentes — afinal, bastam alguns cliques no smartphone para que eles encontrem outras opções. Desse modo, é natural que eles priorizem modelos de negócio que prezem por soluções avançadas para garantir a segurança da informação.

Utilização adequada dos recursos tecnológicos

Por fim, o planejamento estratégico de TI é um meio para que as organizações se preparem para um mercado cada vez mais adepto das soluções digitais.

Suponhamos que determinada cidade conte com cinco empresas em um ramo de atuação. Quatro delas contam com softwares personalizados, aplicativos próprios, chatbots e sistemas de gestão, e prospectam novos clientes com análise de dados e machine learning.

A quinta, por outro lado, prefere resolver os problemas por telefone e os trabalhos repetitivos do dia a dia são feitos de forma manual. Podemos concluir que a última companhia tende a ser atropelada pelas concorrentes, não é mesmo?

Como um planejamento estratégico pode ser aplicado na prática?

Uma estratégia de TI eficiente começa com um planejamento estratégico bem-definido. Além disso, os gestores devem se envolver em todo o processo, já que esse documento fornecerá toda a orientação necessária sobre os novos rumos do negócio. Agora, veremos algumas ações práticas para tirá-lo do papel.

Mapeie o contexto atual da empresa

Para estabelecer um plano estratégico claro tanto para os líderes como para os colaboradores, o PETI deve conter alguns elementos-chave para nortear o conteúdo. O primeiro deles é a missão: aqui, deve ser explicado como a tecnologia da informação se integrará aos objetivos empresariais e qual é o estado atual da condução das atividades.

Assim, é importante destacar os pontos nos quais a inserção da tecnologia sustentará as metas como um todo. Depois, é hora de definir o diagnóstico empresarial, uma análise sobre o ambiente interno, mencionando pontos fracos e fortes.

O ambiente externo também é fundamental; ele tem a ver com as ameaças e as oportunidades. Todos esses aspectos devem ser avaliados de acordo com a influência que exercerão sobre a cultura organizacional como um todo.

Estabeleça objetivos, metas e estratégias

Depois de realizar o reconhecimento da situação atual do negócio, é o momento de determinar quais são os objetivos a serem alcançados. Enquanto eles costumam ser mais globais e abrangentes, as metas podem ser utilizadas para especificar as ações a serem implementadas.

É importante, também, associar a cada meta uma estratégia, que norteará o caminho a ser seguido para obter as conquistas. Por exemplo, se uma meta é otimizar a gestão de dados e informações para gerar produtos mais personalizados, a estratégia é investir em análise de informações e machine learning para mapear o histórico de transações do público-alvo.

Alinhe o PETI aos planos de ação anteriores

Para que essa transformação não ocorra de forma súbita, o que poderia confundir os colaboradores, é uma ótima ideia integrar o PETI a planos de ação anteriores. Assim, será mais fácil conectar os pontos e mostrar como a inserção de tecnologias otimizará tarefas específicas.

Uma medida interessante seria associar uma atividade específica, recorrente na empresa, e mostrar como o planejamento estratégico de TI otimizará o cumprimento dessa tarefa — e como esse trabalho se alinha às metas da organização.

Determine prazos

Uma das características que fazem qualquer planejamento estratégico ser eficiente é a definição de prazos. Assim, montar um cronograma é fundamental para garantir consistência às metas estabelecidas e ainda serve para evitar queda na produtividade. Afinal, tudo o que for novo estará devidamente esclarecido aos colaboradores.

Para determinar prazos de forma adequada, é preciso fazer com que eles sejam condizentes com os objetivos. Portanto, é preciso evitar metas irrealistas, como a automação de um processo complexo em apenas uma semana. Para não errar nesse momento, é muito importante contar com consultores na área de TI.

Envolva diferentes setores

A tecnologia influenciará os processos e a produção geral dentro do seu negócio, certo? Então é preciso envolver diferentes setores na elaboração do PETI. Enquanto o setor de TI e os parceiros externos determinarão as melhores soluções digitais, o departamento financeiro deve ser empregado na elaboração do orçamento, por exemplo.

Avalie diferentes cenários

A tecnologia tende a evoluir anualmente. Para não ficar para trás, é essencial avaliar diferentes cenários de modo a desenvolver estratégias que se adaptem a diversas realidades. Vale a pena montar um PETI para um contexto normal, no qual a empresa não sofra quedas na arrecadação, por exemplo, mas também pensar em situações pessimistas.

A própria pandemia de Covid-19 atrapalhou o planejamento de diversas empresas privadas. Isso porque muitos trabalhadores passaram a trabalhar em um modelo home office, além da própria queda de rendimento com a perda de clientes.

Prepare-se para fazer adaptações

Uma vez que seja iniciado, é possível que o PETI exija algumas alterações pontuais para o atingimento das metas essenciais. Por isso, é muito importante estar atento às métricas, além de acompanhar o seu ramo de atuação como um todo.

Com a consultoria da sua equipe interna e de profissionais terceirizados de alto nível, você conseguirá possibilidades de otimização de forma mais precisa. Além disso, não deixe de documentar as modificações no planejamento, até mesmo para realizar comparações futuras.

Monitoramento da execução

O monitoramento das atividades é o momento no qual as equipes avaliam indicadores e métricas (sobre as quais falaremos adiante no texto) utilizadas para garantir que as metas estejam sendo atingidas. Além disso, serve para avaliar se as iniciativas de TI estão surtindo efeitos dentro do prazo estabelecido.

Como você já estará preparado para fazer adaptações, será possível mudar o curso de algumas ações para elevar a performance dos indicadores.

Qual é a relação entre o perfil de liderança e um planejamento eficiente?

Traçar objetivos e metas dentro de um processo de planejamento estratégico é uma das funções de um líder eficiente. Cabe a esse profissional fazer o alinhamento dos colaboradores às mudanças propostas em termos de tecnologia.

Para isso, é importante que ele tenha uma visão estratégica diferenciada. Isso porque ele precisa não só introduzir o PETI dentro da organização, mas também mantê-lo atualizado, já que é possível que ocorram mudanças no curso da execução.

A visão estratégica é ainda mais importante no setor de tecnologia, uma vez que a liderança de TI deve levar em consideração as necessidades da empresa. A partir daí, será mais fácil identificar as soluções digitais mais adequadas ao negócio. Dessa forma, é imprescindível que os responsáveis tenham capacitação e experiência na função, além de se atualizarem constantemente.

Habilidades comunicacionais

Ter visão estratégica possibilita ao CEO identificar as soluções mais úteis para o negócio. Embora esse primeiro passo seja muito importante, ele é apenas o início do caminho, visto que esse líder ainda precisará mostrar aos outros gestores que as soluções digitais escolhidas por ele são as mais indicadas para o negócio.

Assim, escolher os softwares e hardwares pode ser bem mais fácil com a ajuda de profissionais externos. Além disso, o líder do PETI ainda deve ter habilidades comunicacionais boas o bastante para transmitir informações acerca das atividades aos demais colaboradores.

É muito importante notar que as habilidades comunicacionais não se resumem à boa vontade em conversar com as pessoas. É necessário também que o profissional seja eficiente o bastante para dar explicações a pessoas que não entendem muito sobre o tema.

Boa vontade para ouvir outras pessoas

Os líderes precisam ter um alto nível de conhecimento em tecnologia, mas também devem estar abertos a receber sugestões e novas propostas, principalmente por parte da equipe interna. Assim, os colaboradores que os rodeiam se sentirão seguros para oferecer suas próprias opiniões, o que torna o trabalho mais colaborativo.

Dessa maneira, a gestão de TI se torna mais eficiente, já que todos estarão por dentro dos processos. Independentemente da opinião recebida, o gestor de TI deve ser respeitoso e ouvir cada sugestão com atenção. Caso as sugestões sejam totalmente inviáveis, a explicação deve ser clara, de modo a mostrar como aquela solução não agrega valor à companhia.

Essa atitude de respeito e a própria transmissão de conhecimentos nessas conversas são importantes para manter a equipe motivada e sempre disposta a aprender mais. Como a tecnologia continua se modificando, o estudo também deve ser contínuo, sendo que o CEO (ou o gerente) de TI desempenha um papel importantíssimo na evolução da expertise dos colaboradores.

Delegar tarefas de forma otimizada

É essencial que os líderes saibam delegar tarefas de acordo com as características dos colaboradores, o que aumenta a eficiência com que elas serão cumpridas. Sem essa ação, corre-se o risco de sobrecarregar os trabalhadores ou entregar atividades específicas a pessoas que ainda não têm o conhecimento necessário para tal.

Até para evitar isso, é imprescindível que a equipe interna seja capacitada o suficiente para atender às demandas. Com um trabalho conjunto com o setor de Recursos Humanos, por exemplo, a empresa pode encontrar um modelo de treinamento para que os colaboradores desenvolvam as aptidões exigidas pela liderança de TI.

Quais são os 5 cuidados essenciais para um bom planejamento estratégico em TI?

1. Definição de metas e objetivos

A primeira etapa para garantir que você leve em consideração os cuidados essenciais para o PETI é identificar os problemas que precisam ser resolvidos e definir como a tecnologia otimizará a questão. Os problemas podem ser de diferentes naturezas: equipamentos defasados, pouca utilização dos dados da empresa, consumo elevado de energia e perda de arquivos.

Assim, é importante identificar o que deve ser otimizado e priorizado. Com esse estudo inicial, será mais fácil definir os objetivos estratégicos e atacar a raiz dos problemas que têm causado lentidão nos processos.

2. Projeção de custos

Ok, você e sua equipe encontraram algumas soluções digitais de alto nível para otimizar o negócio. Entretanto, os preços de implementação e alteração de sistemas foram devidamente checados? É preciso considerar que muitos equipamentos podem ter seus preços atrelados ao dólar, por exemplo.

Dessa forma, o melhor a se fazer na elaboração do PETI é determinar quais ferramentas serão realmente necessárias e conversar com profissionais especializados no ramo. Além disso, há outra interpretação possível: a contratação de determinado sistema pode parecer muito custosa no início, mas é preciso considerar os benefícios em médio e longo prazos.

3. Utilização de métricas de avaliação

Os indicadores de desempenho e as métricas de avaliação cumprem um importante papel para tornar os processos mais eficientes. Além disso, otimizam o retorno sobre investimento (ROI em TI), ajudam a reduzir os custos e elevam a produtividade.

A partir das informações coletadas com os indicadores, fica mais fácil compreender e mapear as possibilidades de melhoria no cotidiano da empresa. Isso porque cada setor tem suas demandas específicas e, portanto, requer métricas particulares.

A boa notícia é que é possível contar com softwares para essa tarefa, gerando relatórios sobre o quanto a empresa tem perdido em dinheiro por conta de falhas, quedas na disponibilidade e outros erros de operação.

4. Integração das equipes

O planejamento estratégico em TI deve estar alinhado aos demais departamentos da companhia. Assim, cabe aos gestores explicar as demandas e determinar as prioridades. Caso cada setor não seja devidamente analisado, um trabalho conduzido ali pode influenciar negativamente os resultados finais.

Isso porque nenhum setor trabalha de forma independente; todos colaboram para a produção de determinado serviço ou produto. Portanto, integrar as atividades é fazer com que os colaboradores, independentemente da função, trabalhem em prol dos mesmos objetivos.

5. Investimento em tecnologias

Por fim, é essencial investir em tecnologias de alto nível, mas que se adequem totalmente aos objetivos do negócio. Para isso, é importante contar com a opinião de consultores externos, uma vez que eles conseguirão orientar a empresa para evoluir em relação ao uso da TI.

Afinal, elaborar um planejamento estratégico completo sem a ajuda de verdadeiros especialistas, sejam eles colaboradores internos ou externos, é bastante perigoso. Ao contar com soluções que não estejam direcionadas às metas do negócio, a empresa acaba desperdiçando recursos e precisa fazer tudo de novo. Do mesmo, adotar modelos de sucesso, como a metodologia SCRUM, é essencial.

Entendeu como o planejamento estratégico é fundamental para elevar a produtividade e inserir ferramentas inovadoras de forma bem ordenada dentro da sua empresa? Visto que a tecnologia se tornou imprescindível dentro dos negócios, é preciso que ela também seja trabalhada de forma cuidadosa.

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