Gestão de TI: como otimizar a gestão e melhorar os resultados da empresa?

Atualmente, é bem mais fácil entender a importância da tecnologia para a condução dos negócios. Muitas revistas e publicações que se dedicavam exclusivamente ao mundo das finanças, por exemplo, já dedicam matérias extensas sobre a transformação digital.

Contudo, para agregar a tecnologia de ponta ao seu negócio de forma adequada e colher os frutos, é preciso entender o conceito de gestão de TI — e como implementar boas práticas em seu negócio. Pensando nisso, preparamos um post especial sobre o assunto. Acompanhe conosco!

Qual a importância de otimizar a gestão de TI?

A gestão de TI tem a ver com o modo com que uma empresa organiza a sua infraestrutura tecnológica e a utilização das ferramentas adequadas. O conceito envolve, também, a relação dos colaboradores, internos e externos, com as soluções digitais.

Para facilitar o entendimento da importância de otimizar a gestão de TI, apresentaremos duas razões específicas. Vamos conhecê-las.

Oportunidade de diferenciar-se em meio aos concorrentes

No mercado de hoje, a agilidade na condução dos processos se tornou ainda mais essencial. Há uma grande demanda de entregas e resultados, além de um grande fluxo de informações na rede. Não à toa, os profissionais que organizam os dados e extraem insights estão cada vez mais valorizados.

Assim, otimizar a gestão de TI garante, também, que você consiga coletar e organizar todas as informações produzidas, de forma a produzir cada vez mais conhecimento relevante para incrementar as estratégias de negócio.

O gerenciamento bem conduzido é fundamental para resguardar esses dados, e o melhor: produzir informações a partir de todo o histórico digital da empresa. Assim, conhecimento sobre volume e periodicidade de compras, por exemplo, o ajudarão a entender melhor o comportamento do cliente e oferecer soluções e atendimento cada vez mais personalizados.

Além disso, a boa gestão de TI garante informações sobre o nível de satisfação do cliente em relação aos seus produtos e o que você pode fazer para melhorar e fidelizar esses consumidores. Mais adiante no texto, falaremos de forma mais detalhada sobre a importância da análise de dados para o negócio.

Desenvolvimento geral da empresa

Independentemente do ramo no qual atuam, muitos gestores já passaram pela seguinte situação: notar que colaboradores talentosos têm o potencial desperdiçado em tarefas operacionais. Quem nunca quis eliminar tarefas burocráticos e alocar profissionais de alto nível nas atividades-fim do negócio?

Uma das principais diferenciais da gestão de TI é a possibilidade de automatizar diversas tarefas. Assim, atividades puramente operacionais podem ser realizadas pelas máquinas, como o registro de informações e até mesmo obrigações relacionadas o universo da contabilidade, como as questões ligadas à folha de pagamento.

Isso possibilita que os trabalhadores possam focar em atividades mais criativas, gerando cada vez mais valor e performance para a empresa. Além disso, a gestão de TI também ajuda os colaboradores no registro e proteção de arquivos valiosos para a companhia.

É o caso da tecnologia em nuvem, por exemplo. Com uma gestão adequada de TI, sua empresa passa a ter acesso a diversas ferramentas para otimizar suas tarefas e até mesmo facilitar a consulta aos documentos.

Se um profissional precisa apenas fazer uma pesquisa rápida em um computador para encontrar uma determinada informação, em vez de perder tempo fuçando pastas e mais pastas, ele economiza tempo e produz cada vez mais.

Nesse sentido, podemos dizer que a gestão de TI eleva a produtividade geral do seu negócio. Você passa a entender mais sobre soluções tecnológicas e o que elas podem fazer para gerar mais valor para a empresa.

Quais as melhores práticas de gestão de TI?

Ok, agora que entendemos melhor o conceito e a importância de gerenciar a TI de forma otimizada, é hora de mostrar algumas boas práticas para conduzir os processos.

Estabelecimento de softwares e programas personalizados

Com softwares desenvolvidos de acordo com as suas demandas específicas, sua empresa passa a contar com um meio personalizado de atender aos seus objetivos. Em vez de optar por programas genéricos, destinados a diversos tipos de negócio, você trabalha com desenvolvedores que estudarão as suas rotinas empresariais, de modo a otimizar a sua gestão de TI.

Dessa maneira, seus colaboradores não perdem mais tempo tentando entender as particularidades de um software pouco abrangente. Com uma solução tecnológica personalizada, sua companhia consegue mais performance e se diferencia no mercado.

Machine learning

O machine learning é um dos pilares da inteligência artificial, com aplicações em diversos mercados e empresas de diferentes segmentos. Muito se fala do sistema de indicações de filmes e séries do Netflix, por exemplo, mas a verdade é que a tecnologia também otimiza a tomada de decisões de forma mais geral.

Isso porque o machine learning pode operar em conjunto com bases massivas de dados ou como é mais comumente conhecida no mercado hoje: o Big Data. Dessa maneira, é possível organizar informações e traçar padrões de consumo entre os clientes já fidelizados ou mesmo por perfilamento.

Neste aspecto muitos insights podem ser gerados e dar base para oportunidades de negócios, maior precisão no atendimento ao cliente e até diminuir desperdícios tanto de matéria prima quanto intelectual com o uso de data driven para se nortear as decisões estratégicas.

Consultoria e outsourcing

Quando as empresas precisam de ferramentas mais especializadas e de opiniões de profissionais que estudam profundamente o assunto, elas podem optar por duas opções igualmente interessantes: a consultoria e o outsourcing.

Na primeira delas, a empresa se reúne com especialistas em diversos campos de TI para otimizar a aplicação de ferramentas tecnológicas no negócio. Além disso, podem colher as dicas sobre as principais soluções do mercado e novas tendências que prometem novas oportunidades, como a computação serverless.

Já o outsourcing é a terceirização de serviços, tanto as atividades mais operacionais e pouco ligadas às atividades-fim da empresa como o desenvolvimento de softwares que atuem diretamente no core business.

Assim, é possível contratar profissionais para automatizar tarefas burocráticas ou até mesmo para desenvolver um software personalizado para atender às necessidades do negócio. O desenvolvimento de aplicativos próprios também é fornecido pelas melhores empresas do ramo.

Treinamento de colaboradores

Do mesmo modo que a consultoria e parcerias externas são importantes, ter profissionais preparados para otimizar a sua gestão também agrega muito valor ao seu negócio. Você pode procurar treinamentos específicos, de acordo com as atividades-fim do seu negócio, e entregar o trabalho operacional para colaboradores terceirizados, por exemplo.

Dessa forma, é possível combinar o melhor de dois mundos: eficiência operacional e produtividade elevadíssima, já que cada profissional passa a operar nos campos com os quais ele possui mais familiaridade.

DataOps

O DataOps é uma metodologia própria de uma empresa que prioriza a cultura de análise e gestão de dados (também chamada de data driven). Ele combina práticas ágeis, funcionando como uma espécie de ponte entre a ciência de dados, infraestrutura, Business Intelligence (BI) e as operações.

O DataOps considera a comunicação e integração entre engenheiros de dados, cientistas e profissionais de machine learning, por exemplo. Dessa forma, todos esses colaboradores alinham os seus objetivos para produzir conhecimento relevante para o negócio.

O termo parte dos princípios aplicados no DevOps, mais concentrados em métodos ágeis para as equipes de desenvolvimento. Já o DataOps tem mais ênfase nos dados, com uma metodologia focada na gestão das informações.

Quais erros devem ser evitados na gestão de TI?

Profissionais pouco qualificados

Pare e pense um pouco: a principal razão de implementar uma boa política de gestão de TI é proporcionar meios de otimizar todo o trabalho da empresa com a aplicação de tecnologia. Contudo, é preciso ter mão de obra eficiente para operar as ferramentas e extrair bons resultados.

Dessa forma, é necessário garantir que os seus colaboradores estejam à altura do desafio. Isso vale tanto para aqueles que estão alocados internamente como para os consultores externos. Dessa forma, antes de iniciar o trabalho de gestão, é preciso ter certeza de que o seu pessoal saberá lidar com a transformação digital e os novos meios de trabalho.

Utilização de soluções digitais genéricas

Muitas empresas ainda estão engessadas com a utilização de softwares destinados a atender negócios em larga escala. Apesar de serem desenvolvidos por profissionais com amplo reconhecimento, nem sempre são as melhores soluções — principalmente para empresas que atuam em nichos muito específicos.

Dessa maneira, uma ótima ideia é buscar implementar softwares personalizados, que otimizem as atividades internas da empresa e permitam que os colaboradores percam menos tempo com trabalhos burocráticos e operacionais. Além disso, é possível buscar o auxílio de parceiros para o desenvolvimento de aplicativos próprios, que causarão um impacto positivo entre os consumidores.

Deixar de lado a gestão de dados

Você sabe quantificar os dados que circulam na internet? Pois bem: já passamos da marca do quintilhão. Isso significa que há uma montanha de informações disponíveis na rede, que podem gerar conhecimento relevante para as empresas.

Chega de depender do mero achismo e da intuição. Com o trabalho de gestão de dados, será possível desenvolver estratégias mais específicas de negócio, levando em conta o histórico digital da companhia e o monitoramento de redes sociais.

Qual a importância da análise de dados na gestão de TI?

O avanço contínuo da tecnologia promove mudanças no mercado em períodos cada vez mais curtos de tempo. Isso pode causar problemas dentro das empresas quando elas tentam alinhar a sua infraestrutura às demandas dos seus consumidores.

Entretanto, ao contar com ferramentas adequadas para análise e apuração de dados, os gestores são capazes de identificar as demandas mais cedo e preparar a sua empresa para elas. Além disso, há uma mudança positiva em relação aos meios com que as empresas se relacionam com os clientes.

Isso porque a análise ajuda a empresa a identificar os hábitos dos consumidores, o que fomenta estratégias de lançamentos de produtos e serviços, por exemplo. Soluções em Big Data e mineração de dados fazem com que a companhia consiga extrair insights ao analisar as compras de um determinado período ou até mesmo separando as informações de acordo com uma certa região do país.

Com as informações precisas e confiáveis fornecidas pela análise de dados, tanto os gestores como os colabores conseguem atuar com mais segurança. Isso também abre espaço para que os profissionais detectem gargalos e gastos necessários, oferecendo ações de redução dos custos.

Assim, podemos dizer que a análise de dados fornece meios de captar informações para otimizar a gestão de TI, mas não é só isso: ela aumenta a produtividade e a eficiência das empresas, otimizando a rentabilidade e a geração de novas oportunidades.

Como gerenciar equipes de TI?

Agora, conheceremos os principais passos para o gerenciamento adequado das equipes de TI.

Comunicação

A capacidade de comunicar-se de forma adequada é importante em qualquer setor e na gestão de TI não é diferente. É preciso ser transparente na transmissão das atividades e em relação aos resultados esperados pelos líderes.

Essa sintonia facilita o cotidiano dentro da empresa, principalmente quando falamos de soluções tecnológicas. Isso porque muitas ferramentas ainda são bastante recentes e falta de instruções pode emperrar a sua rotina empresarial.

Além disso, a comunicação também se relaciona ao alinhamento de expectativas e processos, assim como o cumprimento de um organograma bem organizado.

Alinhamento dos objetivos

É extremamente importante que os objetivos gerais da organização estejam alinhados, das equipes específicas até os gestores. Com todo mundo ciente do escopo dos projetos em andamento, se torna mais fácil trabalhar em conjunto para obter resultados animadores.

Nesse sentido, a comunicação, citada no tópico anterior, é fundamental para fazer os colaboradores entenderem a importância do trabalho desenvolvido e como as soluções tecnológicas facilitam a vida de todos.

Atenção aos prazos

Contar com ferramentas tecnológicas de alto nível e uma equipe eficiente de desenvolvedores não quer dizer, em hipótese alguma, que os colaboradores contam com prazos mais “relaxados”. Mesmo com a melhoria em sua infraestrutura e na condução das atividades, o planejamento inicial deve ser levado muito a sério.

Dessa forma, os gestores de TI são essenciais para conseguir dimensionar os prazos, assim como a inserção gradativa de novas tecnologias dentro dos processos. Esses profissionais devem estar atentos às recentes mudanças no mercado, sempre estudando maneiras de gerar novas oportunidades com o auxílio da tecnologia.

Motivação dos colaboradores

Com uma gestão adequada de TI, fica mais fácil motivar os colaboradores. Afinal, todos querem trabalhar em uma empresa que investe na modernização dos seus processos e oferece meios eficientes de otimizar as atividades.

Contudo, para mantê-los motivados, é muito importante investir no treinamento das equipes e na consultoria com profissionais externos, especializados em tecnologia.

Adoção de feedbacks imediatos

O feedback é uma ótima maneira de otimizar a gestão de TI. Contudo, muitos gestores acabam pecando ao “arquivar” os feedbacks e não implementar mudanças imediatas no modo com que as empresas conduzem os negócios.

Dessa forma, bons feedbacks devem ser acolhidos imediatamente e transformados em ações práticas. Isso é especialmente importante quando as opiniões são emitidas por profissionais de tecnologia, que sabem muito sobre ferramentas e soluções digitais diversas.

Do mesmo modo, não desconsidere o feedback dos seus próprios colaboradores. Eles estão diretamente envolvidos com os processos internos e esse conhecimento não deve ser menosprezado, até mesmo para manter a motivação desses trabalhadores em alta.

Estímulo à participação geral

Outra iniciativa fundamental é o estímulo à participação de todos os colaboradores, mesmo aqueles que ainda estejam em treinamento. Além disso, como muitos profissionais tendem a ler sobre tecnologia no tempo livre, é possível que essas pessoas tenham insights e sugestões importantes para colaborar com o negócio.

Esse estilo de gestão favorece a criatividade e o empreendedorismo, já que os colaboradores não se sentirão envergonhados na hora de dizer o que pensam. Para evitar uma empresa estagnada, sem inovações, é fundamental contar com as opiniões das pessoas que estão diretamente envolvidas com ela.

Como fazer a gestão de demandas de TI?

A gestão de demandas de TI é um conjunto de processos que tem como principal objetivo a identificação e priorização de solicitações, requisições e iniciativas gerais do departamento de tecnologia.

Esse trabalho é especialmente estratégico, já que ele ajuda a direcionar as decisões dos gestores para se anteciparem a falhas e erros nos processos. Isso ajuda a reduzir perdas e eliminar desperdícios, adotando posturas que facilitam todo o gerenciamento. Agora, conheceremos os principais passos.

Conhecer a fundo os objetivos do negócio

A primeira etapa para uma gestão bem-sucedida das demandas é conhecer as reais necessidades da empresa e os resultados que ela deseja alcançar. Assim, é fundamental que seja feito um levantamento das principais requisições do negócio relacionadas à área de TI.

Por exemplo: a sua empresa deseja automatizar mais tarefas? Empregar a análise de dados de forma mais intensa? Com as respostas em mãos, será mais fácil definir as metodologias, os responsáveis e as soluções tecnológicas para agir.

Manter a consistência dos processos

Agora, é essencial desenvolver um padrão para o atendimento das demandas. Essa ação influenciará diretamente no desempenho das equipes e garantirá mais eficiência para os seus processos. O principal objetivo aqui, é estabelecer um fluxo de trabalho que facilite a comunicação e a colaboração.

Dessa maneira, os gestores conseguem determinar indicadores de desempenho mais precisos e obter um histórico confiável a respeito das principais demandas e das soluções para os problemas encontrados.

Revisar os processos de forma contínua

Não basta apenas implementar uma mudança e esperar que ela se torne uma parte da cultura organizacional. Para realizar a gestão de demandas de TI de forma profunda, é necessário revisar periodicamente os processos adotados.

Dessa maneira, será mais fácil aumentar o nível de precisão das estimativas, elevar o rendimento das equipes e alcançar mais eficiência geral. O ideal é que as empresas tenham sempre a melhoria contínua como norte, até mesmo como um meio de elevar o faturamento de forma sustentável.

Essa revisão pode ser feita de forma anual, mas é importante monitorar os processos para encontrar falhas e corrigi-las a tempo. Se uma determinada ferramenta tecnológica não está provendo os resultados esperados, é possível se reunir com consultores e buscar novas opções.

Estudar o que influencia as demandas

O que faz com que uma demanda seja mais urgente do que outras? É uma obrigação dos gestores entender quais fatores influenciam essa oscilação e se antecipar aos problemas.

É importante mencionar que essas demandas não englobam exclusivamente as necessidades dos clientes, mas também fatores internos da organização. Entre alguns deles, podemos mencionar:

  • sazonalidade, quando demandas específicas tendem a se concentrar em períodos específicos do ano;
  • necessidade de implementação de novas soluções digitais;
  • treinamentos dos colaboradores.

Aplicar métricas e indicadores

As métricas e indicadores de desempenho proporcionam, aos gestores, a avaliação do desempenho geral dos trabalhos desempenhados. Os chamados KPIs são utilizados para apontar as falhas existentes, as possíveis causas e estratégias necessárias para corrigir os erros.

Os KPIs podem ser utilizados tanto para avaliar o esforço coletivo de uma determinada equipe como o de um colaborador, de forma individual, por exemplo. Eles também são eficientes no acompanhamento de performance dos equipamentos, como máquinas e softwares.

Como uma boa gestão de TI pode contribuir para a experiência do cliente?

A gestão de TI leva à otimização de todas as atividades e do fluxo produtivo da empresa. Isso possibilita à companhia mais produtividade, refletindo diretamente na qualidade das mercadorias e dos serviços prestados.

Assim, a experiência do cliente melhora consideravelmente. O próprio relacionamento entre a empresa e o consumidor se torna mais produtivo, uma vez que a empresa passa a contar com canais de contato direto — por meio de aplicativos e melhorias na infraestrutura tecnológica, por exemplo.

Como pudemos ver no artigo, a gestão de TI é um ciclo completo de mudanças destinadas a elevar a produtividade e transformar digitalmente uma empresa. Como se não bastasse, os gestores passam a contar com colaboradores mais bem treinados e com a consultoria especializada de profissionais externos.

Podemos afirmar, portanto, que a gestão de TI combina boas práticas de administração, tecnologia de ponta e investimento na expertise dos colaboradores e parceiros. Por meio das soluções digitais e do eficiente uso das ferramentas, a empresa adquire vantagem competitiva e fornece produtos cada vez mais qualificados para os seus consumidores.

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