Automação de processos: qual a importância e como implementar na empresa?

Em se tratando de inovação e transformação digital, é preciso encarar a automação de processos como um princípio fundamental. Essa estratégia ajuda as empresas a digitalizarem as operações, com garantia de maior precisão e redução de custos em sua malha operacional. Assim, é possível avançar e otimizar os resultados para se alinhar às tendências mais modernas.

Quando falamos em automação, temos que abordar seus conceitos, como RPA, inteligência artificial e BPM, além de suas aplicações mais comuns, como no atendimento e na gestão de dados. Em todo caso, começamos a entender o quanto ela se tornou indispensável para as companhias que desejam inovar em prol do desenvolvimento dos negócios.

Se quiser mergulhar fundo no assunto, confira este guia completo que preparamos para você!

O que é automação de processos?

A automação de processos consiste em delegar tarefas repetitivas e comuns para sistemas artificiais. Ou seja, as máquinas ficam responsáveis por algumas das funções do dia a dia, o que é executado com uma sequência lógica. Esse conceito descreve o uso de ferramentas isoladas ou até mesmo a digitalização completa de uma empresa.

Vale destacar que a automação é o objetivo principal do ser humano desde quando começou a construir aplicações com tecnologia. Desde os primórdios da computação eletrônica, o foco sempre foi desenvolver softwares capazes de cuidar de algumas operações e deixar que as mais estratégicas fossem gerenciadas pelos humanos.

Com o computador pessoal, por exemplo, a finalidade é salvar arquivos de forma mais fácil e poder encontrá-los automaticamente, criar documentos com a possibilidade de corrigir os textos etc. Nesse sentido, a tecnologia e a inovação invadem o cotidiano e se tornam parte de algumas tarefas até então consideradas manuais.

Isso serve para remover dos humanos o peso e a sobrecarga de atividades. Com o mundo digital, as empresas precisam de um capital humano muito mais preocupado com questões estratégicas, de maior valor, como experiência do usuário e decisões rápidas com insights do Big Data. Portanto, é preciso evitar problemas e funções puramente operacionais.

Para isso, a automação serve como uma boa base, permitindo que as empresas alcancem a transformação digital. Com a digitalização de tarefas e processos, é dado o primeiro passo rumo a um nível de consistência digital que gere resultados concretos.

Qual a importância da automação de processos?

Neste tópico, vamos continuar abordando a importância da inovação na delegação de tarefas. Acompanhe!

Redução de custos

A relação entre automação e redução de custos é direta. Uma vez que os processos são automatizados, logo a empresa começa a perceber mudança. Isso se dá porque a automação torna a companhia mais enxuta em termos de pessoal, já que não é necessário contratar mais membros para o operacional. Além disso, com a redução dos problemas que citaremos a seguir, as despesas diminuem.

Precisão

As organizações ganham com maior precisão nas atividades. Sistemas e máquinas que cuidam das tarefas não são afetados por distrações nem por outros fatores psicológicos, típicos do ser humano. Assim, eles não falham, enquanto seguem estritamente a sua programação. No caso de softwares inteligentes, eles se baseiam em análises e padrões que descobrem, sem erros.

Com isso, a produção interna ganha maior eficiência e consistência. Produtos são desenvolvidos sem grandes falhas, serviços são oferecidos sem problemas sérios, clientes saem mais satisfeitos, entre muitas outras implicações.

Integração

Contar com sistemas para automatizar as tarefas é interessante porque permite a integração entre os processos e os setores. Uma vez que os softwares de diferentes partes da empresa podem se comunicar entre si, é possível eliminar as barreiras de comunicação e garantir o alinhamento de todos.

Segurança

Seguindo no raciocínio da maior precisão, concluímos que a segurança e a proteção de dados também ganham um reforço. Com menos erros sérios e falhas que expõem os sistemas a pessoas mal-intencionadas e que geram brechas e vulnerabilidades, as organizações se mantêm mais protegidas. Afinal, boa parte dos erros nessa área vem de ação humana.

Além disso, a automação de processos permite acompanhamento com relatórios e uma maior transparência do que é feito. Até porque todas as atividades são fluxos automáticos e podem ser compreendidas como várias etapas encadeadas. Portanto, fica mais fácil controlar as operações e apresentar a transparência necessária para os órgãos de fiscalização de segurança.

Produtividade

Automação também implica produtividade. Sistemas artificiais têm uma grande diferença para os seres humanos: eles não necessariamente são mais inteligentes, com poder para lidarem com improviso e questões estratégicas, mas definitivamente são mais rápidos. Assim, conseguem resolver problemas em uma fila com maior agilidade e consumo de menos recursos.

Em outras palavras, com a aplicação de softwares automatizando os processos, a companhia é capaz de alcançar melhorias incríveis sem mudar tanto internamente, sem contratações nem profundas alterações na forma de trabalhar. Só requer a adaptação para a entrada dessas aplicações no dia a dia e um entendimento de como eles trabalham em consonância com os humanos.

Padronização

Um dos grandes problemas das empresas é estabelecer uma forma consistente de os funcionários lidarem com as tarefas. Às vezes, é difícil definir um padrão para as operações, o que gera problemas de comunicação e de qualidade de resultados.

Já com a automação, os processos repetitivos são executados de maneira padronizada, como definida pela gestão. Como se tratam de sistemas, é impossível que eles saiam do planejamento.

Visão estratégica

Os gestores também são beneficiados com uma visão estratégica a partir da implantação de ferramentas para automatizar as operações. Isso porque passam a dispor de relatórios e registros acerca do desempenho das aplicações, que os ajudam a entender se os resultados estão satisfatórios ou não. Dessa maneira, é mais fácil promover mudanças para otimizar os resultados e obter melhores índices.

Como a automação de processos funciona?

A automação é implantada com o apoio de ferramentas e sistemas específicos, como ferramentas de robotização de processos. Tanto aplicações voltadas para automatizar as tarefas quanto as que têm outras finalidades podem contribuir nesse sentido. Então, as pessoas trabalham lado a lado com essas inovações para que se alcance o melhor em termos de produtividade, redução de custos etc.

Para adaptação, as organizações precisam configurar os softwares com as regras principais, relacionadas com a necessidade de uso. Assim, é necessário criar os fluxos em algumas aplicações, com o treinamento das ferramentas na lógica de funcionamento das operações. É comum, por exemplo, a definição de sequências lógicas do tipo “se, então”. Aqui, essas inovações podem ou não contar com intervenção humana.

É interessante notar que o funcionamento da automação beneficia diferentes setores e partes da empresa. Para entender melhor, veja os exemplos que separamos.

No atendimento aos clientes

Esse é um uso comum quando se fala em automação. Seus objetivos principais são gerar precisão na solução de problemas, garantir a estabilidade do serviço e personalizar a comunicação para atender às preferências dos usuários. Assim, há maior agilidade por causa da integração de dados também.

Na análise de dados

Automatizar processos também favorece a análise de dados e, consequentemente, a tomada de decisão da empresa. Sistemas inteligentes auxiliam na compreensão de uma grande massa de dados, buscando valor e insights poderosos para beneficiar a gestão. Eles fazem isso a partir da identificação de padrões, correlações e agrupamentos nessas informações.

Na gestão de equipes

A automação ainda permite que os times busquem maiores índices de produtividade em gerenciamento ágil de projetos, por exemplo. Ao adotar os sistemas, sua empresa assegura agilidade, menos erros, segurança, integração e todos os outros benefícios citados no tópico anterior. Com isso, é possível entregar os resultados no prazo e com mais qualidade.

Na logística e no marketing

Na logística, as funções relacionadas a controle de estoques e de matéria-prima delegadas aos softwares ganham maior precisão. Já no campo de marketing, a automação ajuda a lidar com maior escala de contatos, de modo a personalizar a comunicação. Também é possível analisar dados e chegar a conclusões preditivas e recomendações que aprimoram o relacionamento com o cliente.

Como implementar a automação de processos na empresa?

Nas próximas linhas, vamos apresentar as principais dicas para você implementar com sucesso a automação na sua empresa.

Engaje todos os colaboradores na tarefa

Para ter o engajamento de todos os membros no processo de implementação, o ideal é treiná-los e conscientizá-los diante da nova situação e do uso da tecnologia. Ao deixá-los preparados com a base de conhecimento consolidada, é possível combater uma eventual resistência e assegurar que todos cooperem com o projeto.

Uma vez que todos compreendem como funciona a automação e como ela é aplicada, também fica fácil conseguir a cooperação deles com os sistemas, sabendo exatamente onde um para e o outro começa. Isso é crucial, pois automação de processos demanda colaboração.

Faça um mapeamento dos processos

Essa ação tem o objetivo de identificar quais os processos que serão automatizados e como. O mapeamento ajuda a esclarecer a forma como as operações funcionam internamente — com a definição de todas as atividades, da sequência entre elas, bem como das responsabilidades e dos objetivos.

Assim, você pode aplicar um filtro para determinar o que será automatizado: a preferência é de tarefas com alto volume, que não mudam muito, que costumam ser cansativas e burocráticas, que precisam de rapidez e que envolvem muitas pessoas. Nesse sentido, é possível aplicar a inovação para obter o impacto positivo esperado.

Redesenhe as atividades empresariais

O ato de redesenhar as atividades também é decisivo para dar continuidade a esse processo na empresa, com propostas de melhorias para tornar as operações mais ágeis. Dessa forma, é necessário já criar um esquema que inclua a automação na base dessas tarefas.

Monitore os resultados

A partir da aplicação dessa inovação na delegação de tarefas, é preciso observar o que já foi obtido e comparar com o cenário anterior, a fim de entender se as vantagens esperadas estão sendo alcançadas. Caso o negócio não esteja sendo tão impactado, deve-se conduzir alguns ajustes para melhorar essa realidade.

Quais as melhores práticas de automação de processos?

Algumas práticas devem ser encorajadas quando a empresa começa com a automação. Continue a leitura para conhecê-las!

Usar ferramentas de BPM

Business Process Management, ou simplesmente BPM, consiste em um padrão de gerenciamento de processos que fornece a base para que as organizações consigam mapear, organizar e padronizar suas operações, sempre com foco em melhorias contínuas e identificação de gargalos.

Montar uma equipe de suporte

É interessante ter uma equipe responsável por implantar ferramentas como a mencionada acima. Busque os colaboradores mais capazes tecnicamente e os mais engajados para ajudarem na identificação das tarefas e no acompanhamento do processo. Essa etapa é importante por permitir que a mudança seja uma colaboração, e não algo imposto de cima.

Implantar a automação aos poucos

É comum querer começar rápido e obter logo um panorama completo de agilidade e digitalização em toda a empresa para adaptar os negócios à nova era e colher os resultados positivos. Contudo, uma chave para implantação bem-sucedida é justamente começar com um processo por vez, tendo o cuidado de monitorar tudo e analisar o que está funcionando.

Registrar todo o processo e definir metas

Esse registro dá à empresa uma visão clara do que está acontecendo. A implantação deve ser como um projeto, documentado e organizado, para evitar erros e inconsistências. Aliás, também é bom definir metas para cada etapa, com alguma finalidade que a companhia deseja alcançar com suas ações. Isso torna o esforço efetivo e preciso.

Então, o ideal é sempre buscar melhorias contínuas, com atenção para otimizar processos ainda não aprimorados e setores que ainda não estão digitalizados. A automação não deve ser finalizada, mas sim adaptada a cada diferente cenário, com uso de tecnologias novas e de outras abordagens.

Quais erros de automação de processos devem ser evitados?

É essencial evitar erros que atrapalham o desenvolvimento da empresa e da inovação. Conheça os principais!

Não ter um planejamento estrutural

A negligência da empresa em torno da aplicação de soluções de automatização provoca erros e resultados distantes do esperado. Sem um plano com as metas e a definição dos processos-alvo, a implantação se torna confusa e ineficaz. Como dissemos, o processo deve ser pensado como um projeto, com custos, prazos e características específicas.

Focar somente a tecnologia

O processo vai além do uso de ferramentas tecnológicas. Ele precisa ser um engajamento de todos os membros em conjunto, com apoio dos gestores, para gerar ótimos resultados. Sendo assim, a gestão deve sempre se preocupar mais com seus ativos intelectuais e humanos, ao buscar a integração e o alinhamento dos times.

Não contar com profissionais capacitados

O apoio de bons profissionais é indispensável para o gerenciamento do processo com a devida expertise. Se a empresa não procura a ajuda dessas pessoas, ela pode se perder em uma implantação falha e muito demorada. Sem falar que essa atitude gera outros erros em cadeia, pois compromete todo o processo.

Aplicar a automação em áreas inadequadas

Muitas companhias desejam alcançar os resultados de maneira rápida e acabam adicionando essa inovação a operações que requerem apenas o trabalho humano. Ou seja, elas perdem dinheiro com um investimento que poderia ser feito em outras frentes, como na logística, no marketing e nas demais que listamos aqui.

Quais ferramentas de automação de processos podem ser usadas na empresa?

Existem várias ferramentas que podem ser utilizadas para transformar a automação em realidade nos negócios. Veremos algumas delas neste tópico.

RPA

A robotização de processos é uma das principais soluções quando falamos em automatização. Trata-se do uso de robôs treinados para lidar com tarefas repetitivas e burocráticas. Os sistemas podem ser executados de maneira autônoma ou com acionamento dos usuários. A grande vantagem é ser um modelo simples, escalável e seguro.

O RPA permite maior precisão em tarefas de alto volume, que demandam agilidade em termos de tempo. Além disso, são softwares fortemente replicáveis, com ações fáceis e práticas de treinamento que podem ser realizadas por qualquer funcionário. Pode ser usado para gestão de documentos, envio de e-mails, geração de relatórios, entre outras atividades.

Inteligência artificial (IA)

A inteligência artificial compreende a subárea da ciência da computação que estuda a autonomia dos computadores e busca, portanto, fazer com que as máquinas tomem decisões sozinhas e resolvam problemas tipicamente humanos. Nesse sentido, os sistemas podem ser adicionados a diversas frentes para gerar valor no dia a dia.

Dentro da ideia de IA, temos o Machine Learning e o Deep Learning, que descrevem modelos e tipos de aprendizado de máquina. Existem diferentes algoritmos voltados a identificar padrões, classificar os dados, buscar anomalias e entender caminhos para chegar a uma solução específica. Ao mapearem a forma como o ser humano aprende, os softwares replicam a capacidade do ser humano em determinadas atividades.

Uma forte aplicação é na análise de dados, com predições que consistem em análise de cruzamentos e correlações. Mas a IA também é poderosa no processamento de linguagem natural, como texto e áudio. Logo, ela é capaz de se comunicar diretamente com as pessoas.

Chatbots

Dessa capacidade da inteligência artificial deriva outra ferramenta importante para a automação: os chatbots. São sistemas especializados em comunicação e, por isso, usados para atender clientes e resolver os problemas deles. É possível personalizar o tom, a linguagem e os temas abordados. Tudo conforme as necessidades de cada usuário.

As maiores vantagens dos chatbots são que eles não sofrem com estresse, não se afetam por questões humanas e estão disponíveis para suporte durante as 24 horas do dia. Assim, representam uma assistência estável e eficiente das empresas.

Em tempos de trabalho remoto, eles também podem ajudar na comunicação entre membros internamente.

CRM e ERP

Agora, vamos tratar de dois sistemas de gerenciamento. O ERP é uma opção mais geral, voltada para o controle de todas as áreas de uma companhia, com módulos para diferentes setores. Permite automação com a integração desses dados em uma só interface, além de funções específicas como geração de notas fiscais e controle de ativos e de estoque.

Já o CRM é um software de gestão de clientes e contatos da empresa. Serve como um banco de dados sobre as pessoas que interagem com a companhia desde o primeiro momento até a compra. Assim, é imprescindível para uma melhoria global no atendimento, no marketing e nas vendas, com comunicação mais eficiente.

A plataforma de CRM monitora os contatos e permite um conhecimento aprofundado de cada um deles. Com a integração dos dados a respeito dos clientes, ela viabiliza uma visão estratégica sobre eles, suas preferências, dores e necessidades.

Gestão de projetos

Também vale citar as soluções de gestão de projetos, que dominam parte do mercado atualmente. Elas ajudam no controle de cronograma, custos, recursos e pessoal, com uma visão geral.

Da mesma forma, apresentam algumas funções diretas para cooperar com o desenvolvimento dos processos e das etapas, como compartilhamento de arquivos e integração com timesheets.

Qual a importância da tecnologia na automação de processos?

O apoio da tecnologia é a base da automação de processos, pois é com ela que essa inovação acontece e evolui de maneira constante. Um dos principais fatores é a escalabilidade. As ferramentas tecnológicas possibilitam que sejam facilmente replicadas em diferentes frentes da empresa, uma vez que bons resultados já foram obtidos.

Assim, sempre que a empresa precisa crescer ou aumentar a sua produtividade para atender a novas demandas, isso pode ser feito sem grandes custos nem paradas operacionais. Nesse contexto, é possível evoluir de uma forma segura e sustentável.

A tecnologia também facilita o processo, como vimos com o RPA. A vantagem de algumas plataformas é que elas mesmas já automatizam na forma como são configuradas, com a abstração de uma série de funções, o que permite um tempo rápido de iniciação. Desse modo, a companhia não terá problemas em se adaptar a cada ferramenta, por exemplo.

A automação de processos é uma estratégia necessária e poderosa para impulsionar a transformação digital nas empresas. Ela promove redução de custos, inovação constante, produtividade, estabilidade, integração, entre outros benefícios. Para tanto, é preciso prestar atenção às tecnologias disponíveis e às boas práticas de implementação.

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