Como a robotização de processos pode revolucionar as empresas?

Trabalhos manuais são comuns e tradicionais, mas já não são mais suficientes para as demandas modernas das empresas. Afinal, com o aumento da complexidade das tarefas e da responsabilidade de cada função, erros podem agregar riscos maiores para a organização, diretamente ou indiretamente. Maiores gastos e aumento da burocratização estão entre as principais consequências.

Para reduzir a incidência de trabalho manual e otimizar os processos internos, agregando integração e inovação, a robotização de processos é uma solução ideal. Acompanhe e aprenda mais sobre essa tecnologia.

O que é RPA?

O RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que consiste na automação de processos com o uso de robôs. Trata-se de um conjunto de sistemas que executam tarefas repetitivas e burocráticas com uma série de regras bem definidas. O foco é simplificar o dia a dia operacional, colaborando com a equipe para agregar mais agilidade e menos complexidade.

A robotização é uma solução bem flexível. Ela pode ser implementada com assistência humana, dependendo diretamente do controle dos membros do time, mas também pode funcionar sem intervenção.

Esses softwares são configurados para funções específicas, que geralmente eram delegadas para os colaboradores. A programação deles é simples e intuitiva, o que permite que isso seja feito por qualquer pessoa — e não somente os técnicos de TI.

Esse tipo de automação é um dos propulsores da transformação digital, um fenômeno que caracteriza o último estágio de digitalização de uma empresa. Com a aplicação de uma tecnologia como o RPA, as companhias aproveitam melhor os benefícios das ferramentas computacionais e oferecem melhores produtos, serviços e experiências aos clientes.

Caso de sucesso

Uma casa de distribuição de Hollywood foi uma das organizações beneficiadas com a aplicação de um RPA. A empresa lidava com uma quantidade muito grande de dados entre a aplicação principal de gestão (SAP) e planilhas do Excel. Por conta disso, erros eram comuns.

Assim, robôs foram treinados para gerenciar documentos de diversos formatos e administrar o sistema SAP e o banco de dados, salvando informações automaticamente, movendo arquivos entre pastas e até mesmo enviando e-mails para outras equipes da companhia.

Quais são os benefícios da robotização de processos com RPA?

Escalabilidade

Uma das principais características dessa tecnologia é a escalabilidade. O RPA é uma solução altamente flexível e adaptável, além de facilmente configurável, por isso, pode facilmente acompanhar o aumento de demandas da companhia.

Assim, quando precisar aumentar a mão de obra, a organização consegue alocar mais robôs para tarefas específicas e garantir bons resultados sem grandes custos e complicações. Essa questão ajuda a gerar consistência para que a corporação cresça com o mercado.

Redução de custos

A robotização ajuda a gerar mais qualidade nas operações, assim como elimina problemas operacionais comuns. Uma das implicações é a redução de custos com questões inesperadas, já que tudo ocorre conforme o planejado. Os recursos são utilizados para o que foram destinados e aproveitados ao máximo.

Além disso, o RPA diminui a necessidade de mão de obra humana, ou seja, previne contratações de novos funcionários. Desse modo, a empresa economiza uma quantia considerável com processos seletivos, treinamentos e encargos trabalhistas.

Redução de erros

Por serem programados para funções específicas, os robôs desempenham as atividades comuns com uma precisão maior. Eles sabem perfeitamente o fluxo e encadeamento dos processos e não sofrem interferência de fatores psicológicos externos, como cansaço e distrações. Por essa razão, conseguem ser eficientes e contribuir com a qualidade e consistência das operações empresariais.

Produtividade

A partir dessas mudanças mencionadas, a empresa consegue aumento de produtividade e agilidade nas produções. A união entre os colaboradores e os robôs gera mais inteligência e otimiza o fluxo diário, e isso implica menos erros e menos paradas. O trabalho fica mais sistemático, previsível e padronizado, o que permite que a companhia lide com demandas maiores e se mantenha competitiva.

Segurança

Erros humanos podem causar complicações na segurança da informação, como fraudes e roubo de dados. Por isso, outro benefício de utilizar robotização é reforçar a segurança ao prevenir essas falhas e garantir que os dados estejam centralizados e facilmente controláveis pela gestão.

Análise de desempenho

RPAs oferecem uma grande capacidade de análise para a gestão, com métricas e indicadores de performance disponíveis para estudo. Assim, a organização consegue monitorar os resultados e ajustar os pontos falhos a fim de estimular a evolução contínua.

Integração

Outra característica relevante é a integração dos processos empresariais. Os robôs ajudam a centralizar as informações referentes às operações, controlando tudo de forma fácil de visualizar. Além disso, eles podem ser usados diretamente a fim de integrar setores e estabelecer comunicação entre pontos distintos da companhia, eliminando um problema comum que é a falta de alinhamento.

Engajamento dos colaboradores

Os softwares RPA são responsáveis por tarefas cansativas e burocráticas, por essa razão, os funcionários da empresa ficam livres para outras funções mais estratégicas.

Já que passam a contribuir mais com os objetivos da companhia, conseguem conferir os resultados de maneira prática e utilizam a criatividade, os membros ficam mais satisfeitos e engajados com o trabalho. Isso é um ótimo combustível para o crescimento de qualquer negócio.

Quais empresas podem adotar a robotização?

O RPA é uma tecnologia muito útil para companhias que tenham um alto volume de tarefas burocráticas, como acontece, geralmente, em setores mais antigos e menos ligados à tecnologia. É possível, com poucos passos, inovar esses setores e garantir os benefícios do tópico anterior, impactando toda a cadeia operacional.

Essa ferramenta também é interessante para organizações que queiram investir mais em inovação, uma vez que impulsiona essa característica. Ao focar a robotização de processos, os gestores estão dando o primeiro passo a fim de ingressar na transformação digital e otimizar totalmente os resultados, alinhando-os ao mercado e à evolução tecnológica vigente.

Além desses fatores, o RPA é aconselhável para empresas que tenham enfrentado cortes de investimento ou estejam em momentos de crise. Sabemos que, nesses momentos, o ideal é reduzir custos e evitar gastos ainda maiores do que os que já ocorrem. Com a automação, a liderança é capaz de aumentar a capacidade produtiva sem contratar novos colaboradores, ou seja, é a solução perfeita.

Como colocar a robotização de processos em prática?

Liste as necessidades

Inicialmente, é preciso listar as necessidades da organização e as motivações por trás da automação. Esse é o momento do planejamento: de sentar e organizar o que será feito e por que será feito, bem como a sequência das ações. Isso ajuda gerar um direcionamento que evita perdas de tempo, garante maior previsibilidade e, por conseguinte, maior controle.

Selecione um fornecedor

Em seguida, a companhia precisa selecionar um bom fornecedor de RPA e implantar a solução dele. É importante pesquisar bastante, verificar aspectos como a reputação e o alinhamento da empresa às necessidades levantadas. Além disso, a qualidade do suporte e a facilidade de uso da aplicação gerencial também devem ser considerados.

Engaje os membros da equipe

Outro passo fundamental é o engajamento dos colaboradores. Sem eles, não é possível conseguir um resultado de qualidade. Por isso, a gestão deve alinhar as expectativas da equipe e garantir que seus membros sejam devidamente treinados e educados com relação aos robôs. O apoio dos funcionários é imprescindível, afinal, os softwares trabalharão em conjunto com eles.

Implemente um piloto

A primeira etapa prática é a implementação de um piloto — um primeiro projeto em que a automação é aplicada para teste. Seguindo um esquema de padronização de processos, a empresa consegue chegar a fluxos de operações que definem cada função. Então podem configurar os robôs com essas informações e monitorar o que eles fazem, a fim de ajustar o que for necessário.

Após o piloto, caso tudo tenha dado certo, a companhia pode seguir e simplesmente replicar a tecnologia para outros campos e setores.

A robotização de processos com RPA é uma solução adequada para diversos tipos de companhia. Como vimos, é fundamental para atenuar custos e otimizar as operações com maior integração e agilidade.

Por essa razão, é uma das portas de entrada para a transformação digital e uma inovação alinhada ao mercado. Além disso, é simples de implementar, bastando ter os cuidados que mencionamos.

A Kazap é uma empresa que utiliza algorítimos inteligentes em suas soluções para automatizar diversas funções, liberando os colaboradores para outras atividades. Tecnologias como Machine Learning e chatbots são usadas para esse fim.

Agora que você já conhece a robotização de processos e suas implicações, entre em contato com a Kazap agora mesmo e conheça as nossas soluções de automação!