Entenda a importância e como melhorar a comunicação na empresa

A comunicação na empresa é o que garante os resultados em um âmbito global. Se você tem intenção de trabalhar em alguns aspectos, como a cultura, estimular inovação e ingressar na transformação digital, é preciso fortalecer a comunicação, pois esse é o melhor meio para chegar a esses fins, a base para a construção de algo maior. Nesse sentido, é fundamental entender como otimizar essa questão na companhia para seguir.

Além disso, é necessário compreender mais sobre a importância da comunicação em uma empresa e os problemas que podem ser gerados quando esse tema não é devidamente gerenciado.

Neste artigo, vamos detalhar esses assuntos. Não deixe de conferir se deseja impulsionar os resultados de sua companhia de uma forma eficiente.

Qual a importância de melhorar a comunicação na empresa?

A comunicação na empresa é um elemento para embasar a continuidade saudável das operações.

Alinhamento

Inicialmente, podemos destacar que ela é muito importante para o alinhamento dos colaboradores. Quando uma companhia precisa garantir que todos estejam conectados com os objetivos e com as necessidades principais, de modo a assegurar que todos andem juntos de fato, a comunicação é o caminho.

Ou seja, é essencial para que as organizações obtenham um suporte para a definição de uma cultura única. A cultura empresarial — o conjunto dos valores, da missão e da identidade da marca — é um componente crucial para o branding e para o posicionamento da corporação no mercado e na mente dos consumidores.

O próprio conceito de cultura pressupõe uma interação constante entre todos os envolvidos em uma empresa. Nesse sentido, a comunicação age como um conciliador para que todos falem a mesma língua e avancem na mesma direção. 

Quando a companhia precisa estabelecer políticas, regras e práticas a serem seguidas — como na segurança de informação, por exemplo —, a comunicação é o que garante o sucesso da transmissão da informação. Assim, será possível manter um padrão de operações e processos em todos os âmbitos da companhia, de forma a garantir o objetivo esperado (que pode ser maior proteção de dados).

Se uma mensagem é passada a todos, de maneira clara, a gestão evita um trabalho disperso, em que cada um toma decisões contrastantes e diferentes. Isso leva a aumento de produtividade e de agilidade operacional.

Com esse alinhamento, a empresa consegue eliminar esforço desnecessário com processos que não funcionam e estratégias que não levam a lugar algum. Dessa forma, é possível efetivamente conquistar melhorias consideráveis na maneira de solucionar problemas internamente, com maior proatividade, inclusive. 

Agilidade

Se algum setor precisar de dados de outros setores, eles podem conseguir em tempo real. Se alguns colaboradores de uma frente precisarem de suporte de departamentos técnicos, conseguem em tempo real também. O tempo deixa de ser um problema, portanto.

Evolução e inovação

Uma empresa que se comunica bem é uma que cresce e evolui, adaptando-se aos tempos. Com a devida interação entre gestores e funcionários, torna-se viável pensar em mudanças, solução de problemas, pontos de evolução e no impulsionamento constante da inovação. Afinal, esse esforço se torna global, passando a depender também das contribuições de todos.

Ou seja, quando a organização precisar avançar na inovação, ela poderá contar com sugestões de todos e com o diálogo horizontal e vertical. Essas formas de interação são poderosas para gerar insights úteis e auxiliar na descoberta de soluções mais rápidas. Com isso, a empresa facilmente encontrará as suas fraquezas, as suas oportunidades, bem como conseguirá enxergar os problemas em uma visão mais ampla.

Em casos em que for necessário desenvolver um produto, por exemplo, a contribuição de mais mentes vai ajudar no levantamento de requisitos, bem como na criação de uma solução completa.

Cada colaborador e cada departamento pode oferecer um ponto de vista. A riqueza desses pontos combinados produz um resultado mais adequado às condições da empresa. O mesmo funciona para quando for preciso contratar algum software.

Maior valor para os clientes

Outro aspecto que temos que considerar é como a comunicação interna fortalecida é transmitida para os clientes. Como já falamos, há um grande aumento na produtividade e agilidade operacional e, além disso, temos também melhoria na experiência dos clientes. Uma vez que os processos são mais eficientes e rápidos, os consumidores ganham mais valor da organização e ficam encantados com isso.

Suporte ao trabalho remoto

Da mesma maneira, não podemos deixar de mencionar a importância da comunicação em um cenário de trabalho remoto, de modo a eliminar os principais riscos inerentes a esse modelo de trabalho. Uma empresa que já tem uma boa cultura de colaboração não será afetada por isso, pois conseguirá demolir todas as barreiras geográficas de forma simples. 

Cumprimento de metas

Quando as pessoas se comunicam, fica mais fácil cumprir metas e colocar a companhia em uma jornada orientada por objetivos concretos. Se é mais simples para transmitir essas metas a todos, torna-se viável chegar aos resultados esperados, o que contribui, no geral, para um aumento da previsibilidade do negócio e para a evolução no mercado. A organização se fortalece e se mantém sustentável.

Quais são os problemas gerados por uma comunicação ruim?

Já vimos em vários aspectos como a comunicação é fundamental. Agora, vamos detalhar os principais problemas causados pela falta de atenção a essa questão.

Uma das questões é o aumento de erros nas operações. Uma companhia que não tem uma forte base de comunicação está propícia a desenvolver seus processos com falhas significativas, decorrentes de profissionais que desconhecem políticas internas ou da falta de colaboração.

A segurança da informação é uma das afetadas. Se há menos comunicação e alinhamento sobre as práticas e regras, a proteção ficará comprometida, uma vez que os colaboradores estarão expondo a empresa a riscos. 

Em um sentido mais geral, uma organização que não foca essa questão não evolui no mercado. Vimos no tópico anterior como a colaboração é crucial para a inovação. Assim, quem não estabelece essa cultura terá problemas para identificar os melhores caminhos a fim de alcançar as melhorias que precisa para inovar. Da mesma forma, terá problemas para alcançar metas e objetivos.

Então, isso pode gerar uma série de gargalos operacionais e um cenário em que a companhia se encontra estagnada e não acompanha o mercado. 

Além disso, a falta de comunicação gera um ambiente que não é saudável. Isso tanto para o bom trabalho de todos quanto para o florescer de novas ideias. Assim, a liderança não consegue extrair o melhor de seus liderados, nem os colaboradores conseguem aprender com os outros. Essa situação também converge para a estagnação da organização no mercado. 

Como melhorar a comunicação na empresa?

Nesta seção, vamos discutir algumas estratégias efetivas para otimizar a comunicação em sua empresa. Acompanhe!

Marcar reuniões gerais

Uma das abordagens é a realização de reuniões gerais para integrar todos os membros. Esses encontros podem servir para múltiplos propósitos, de discutir sobre um produto a ser desenvolvido a simplesmente treinamento sobre as políticas da companhia. O interessante é que esses momentos sejam abertos para o diálogo e para a interação mútua, como uma forma de gerar um ambiente divertido e saudável de cooperação na organização.

Se uma empresa tem o hábito de sempre realizar essas reuniões, ela consegue integrar novos membros, estabelecer um contato horizontal entre os profissionais, bem como garantir o alinhamento de todos — um dos aspectos que ressaltam a importância da comunicação, como falamos. Assim, a cultura é fortalecida e a união, o que leva a outros benefícios que abordamos como a melhoria da produtividade.

Criar momentos de descontração

Outra recomendação importante é a realização de encontros descontraídos para propósitos que não sejam voltados ao trabalho.

Ou seja, nessas reuniões, o ideal é buscar uma experiência divertida para todos, de modo a garantir que os membros se conheçam e se entendam bem. Ao cultivar um ambiente de descontração internamente, a gestão consegue extrair também um ambiente propício ao trabalho eficiente e criativo.

Se a liderança investe em esforços do tipo, ela consegue otimizar a satisfação dos seus profissionais, o que é muito importante para garantir melhorias nos resultados também. 

Usar tecnologia para integrar dados

Não podemos deixar de mencionar a importância da tecnologia para a melhoria global da comunicação em uma organização.

Hoje, é possível contar com plataformas que utilizam cloud computing para centralizar informações e mantê-las acessíveis para todos, independentemente do setor que fazem parte. Desse modo, os profissionais conseguem uma visão ampla dos dados e são capazes de eliminar gargalos operacionais decorrentes da falta de informações no momento certo.

Por conta da tecnologia, os gestores conseguem eliminar as barreiras de comunicação com eficácia. As ferramentas também permitem que os setores se comuniquem diretamente, por meio de uma plataforma central, mesmo se estiverem distantes geograficamente. Com isso, o suporte se torna eficiente e ágil, o que contribui para aumento nos indicadores de produtividade. 

Mapear fontes de ruído

É preciso também realizar um trabalho focado em mapeamento e identificação de fontes de ruído de comunicação em sua empresa. Isso parte de analisar os problemas existentes, relacionados à falta de integração, bem como um detalhamento dessas causas. Assim, a gestão consegue entender onde exatamente estão os gargalos e é capaz de trabalhar de forma direcionada para solucionar esses entraves. 

Formalizar regras e políticas

Já falamos bastante sobre regras, políticas, metas e diretrizes em uma empresa. A comunicação é importante para que elas sejam seguidas à risca.

Contudo, a própria definição e formalização delas também é um passo fundamental para chegar a uma melhoria da comunicação e colaboração em organizações. Até porque, a partir do momento em que há regras e padrões, existe algo claro que pode ser transmitido a colaboradores e a subgrupos internos.

Afinal, os problemas de integração da companhia podem ser consequência da falta de compartilhamento da visão e dos objetivos por todos. Uma vez que existe uma documentação com a finalidade de tratar disso, de modo a estabelecer como a cultura da empresa será traduzida para o dia a dia, a corporação conseguirá garantir que todos falem a mesma língua e se comuniquem melhor.

Quais são as melhores práticas para melhorar essa comunicação?

Quando falamos em melhorar a comunicação internamente, temos que estar atento aos diversos conceitos periféricos a essa ideia. Podemos estar falando de qualquer um dos diferentes tipos de interação existentes, como a vertical e a horizontal. 

Em um sentido vertical, é importante sempre estabelecer um diálogo aberto, honesto e transparente. Ou seja, o ideal é que não haja burocracia para o contato entre empresa e colaboradores. Um bom exemplo disso é a cultura de feedbacks, que estabelece um contato direto entre funcionários, líderes e gestores para chegar a melhores formas de abordar o trabalho diário.

Para isso, é interessante também que os líderes conheçam bem os seus colaboradores. Desde o momento da contratação até a integração propriamente dita, a liderança deve saber os pontos fortes e fracos de todos, de modo a saber como conversar com essas pessoas. A partir disso, a interação se torna até mais humana, e o profissional se sente mais confortável para colaborar.

Nesse sentido, a própria cultura da empresa precisa ser reavaliada em muitos casos. Uma mudança global e intrínseca é necessária para impulsionar os resultados e permitir que haja comunicação em todas as frentes. Assim, é importante ouvir mais as pessoas antes de tomar decisões, aproveitando muito bem o poder intelectual da companhia para evoluir de maneira colaborativa.

Quais são os erros que devem ser evitados?

Quando uma empresa deseja trabalhar em sua cultura e na comunicação interna, é preciso atentar para alguns erros nessa gestão. O conhecimento das principais falhas ajuda a tornar o processo mais eficiente; afinal, permite que os esforços sejam concentrados nas melhores práticas.

Um deles é justamente ignorar a importância de atualizar a cultura da organização. Ou seja, muitos gestores preferem alterar outras áreas, por entenderem que mudanças culturais são custosas, longas e profundas. Elas requerem muito mais trabalho e adaptação. Contudo, negligenciar a cultura como um meio para otimizar a comunicação é um erro sério.

Afinal, como vimos, a colaboração e a criação de um ambiente de diálogo dependem de uma boa base cultural. É preciso rever alguns aspectos fundamentais da empresa para incluir esses princípios na raiz e obter melhorias consideráveis.

Outro erro comum é a falta de uma boa gestão dos conflitos que podem ocorrer internamente. Uma companhia é um organismo com pessoas diferentes e muitos pontos de vista distintos. Portanto, é normal que hajam embates e discussões, bem como alguns choques. Nesse sentido, cabe a liderança administrar essas situações para evitar que se tornem problemas maiores.

Sempre é bom ter em mente que os profissionais e as equipes devem trabalhar juntos, de forma saudável. Assim, quaisquer brigas ou desentendimentos têm que ser evitados para que tudo permaneça bem e a empresa continue produzindo o suficiente para atender à sua demanda de forma consistente.

Na gestão da comunicação, é uma falha em muitos contextos a falta de foco em comunicação transversal. Como já falamos, existe a horizontal (entre profissionais) e a vertical (entre líderes e colaboradores).

As verticais variam também a depender do sentido, se é ascendente (do colaborador para o líder) ou descendente (do líder para o colaborador). Já a transversal é basicamente interação direta de todos para todos, sem depender muito de níveis hierárquicos e separações.

Nesse sentido, todos cooperam entre si e todos oferecem sugestões aos outros. Em ambientes onde é preciso estimular inovação constante, esse tipo de colaboração é crucial e deve ser adotada.

Quais ferramentas podem ser utilizadas para melhorar a comunicação na empresa?

Já oferecemos um rápido sumário acerca da importância da tecnologia para otimização de comunicação em empresas. Agora, vamos aprofundar as diferentes ferramentas (tecnológicas ou não) que podem ser utilizadas para esse fim.

Sem falar em tecnologia, podemos já mencionar o mural de informações. Trata-se de um método clássico de divulgação de dados, regras e diretrizes para os membros internos. É necessário fixar as informações em um local visível, onde haja uma alta circulação de pessoas, para que todos possam ver. Mesmo que seja uma estratégia antiga, muitas empresas modernas utilizam como um complemento aos meios tecnológicos.

Uma vantagem é o fato de que eles podem ser mais concisos e simples, diferentemente do mar de informações que geralmente está associado aos sistemas virtuais. 

Quando olhamos para as opções tecnológicas, você pode adotar diferentes tipos de aplicações. Um deles é o software de gestão de projetos, que ajuda a organizar dados sobre cronograma, recursos, custos e responsabilidades na criação de produtos. Geralmente, essas aplicações também possibilitam compartilhar arquivos e dados importantes.

Outro é a intranet, um portal para concentrar informações sobre a empresa, regras e políticas internas que a gestão deseja que todos saibam. 

Outra opção é um sistema de gestão ERP, que ajuda na integração de informações de todos os setores em módulos. Assim, com uma única plataforma, é possível ter acesso aos dados importantes e relevantes para o trabalho no dia a dia. Nesse sentido, fica mais fácil compartilhar arquivos e manter transparência entre diversas frentes da organização. Além disso, esse tipo de solução reforça a segurança de dados.

Podemos mencionar também aplicações específicas para contato direto entre os profissionais. Entre eles, existem os sistemas de chat que permitem interação de membros da empresa a qualquer momento para conversas rápidas e compartilhamento de arquivos. É possível criar grupos para setores específicos ou enviar mensagens diretas de um a um.

Nesse sentido, um app mobile também é uma opção interessante, já que permite acesso descentralizado, a qualquer momento. É ainda melhor para concentração de informações e permitir contato entre os funcionários de maneira rápida. Da mesma forma, existem as soluções de videoconferência, muito úteis para casos de trabalho remoto. Elas permitem reuniões entre colaboradores distantes, de modo a gerar o alinhamento necessário.

Os e-mails corporativos são interessantes também, como uma forma de contato mais formal e direta. Um colaborador pode se comunicar por e-mail com seus superiores, de modo a solicitar algo que esteja precisando ou esclarecer alguma dúvida. Além disso, o canal pode ser usado para feedbacks acerca dos processos e das performances de cada funcionário.

Por fim, vale mencionar as redes sociais corporativas, que são sistemas mais complexos, desenvolvidos para criar um ambiente de descontração e diversão semelhante ao das redes sociais comuns.

Assim, é possível engajar os colaboradores, garantir a participação dele, compartilhar dados e transmitir informações importantes também. Em uma rede corporativa, a diferença para outros métodos é que a comunicação ocorre de uma forma natural e um pouco menos formal, o que é importante de modo a gerar criatividade e otimizar a motivação dos membros. 

Qual o papel da tecnologia na melhoria desta comunicação?

Investir em tecnologia para a transformação digital vai naturalmente levar a sua companhia para melhores níveis de comunicação. Ao focar inovação e buscar melhorias constantes nos seus processos, a companhia conseguirá integração de dados, ferramentas para eliminar os gargalos e silos, bem como maior agilidade no envio e transmissão de dados.

Ou seja, a melhoria da comunicação passa por um olhar para a infraestrutura tecnológica de sua organização. Se ela está saudável e consistente, a empresa consegue manter os seus membros se comunicando corretamente. Quando há problemas na TI, os elos entre os setores são quebrados, o que pode ser custoso e prejudicial.

Então, para superação das barreiras comuns em empresas, a tecnologia é muito importante. Como vimos, ela possibilita eliminar a burocracia das companhias e gerar um clima mais leve, em que os colaboradores se sintam melhores para contribuir com o crescimento e evolução. 

Com o apoio tecnológico, também é possível mensurar tudo hoje. Portanto, as ferramentas ajudam na visão de indicadores importantes para acompanhar a evolução da comunicação. Assim, a organização pode estabelecer como objetivo essa melhoria e estabelecer métricas que ajudam no acompanhamento. 

A comunicação na empresa é fundamental, já que uma organização é um conjunto de pessoas diferentes, de setores distintos e de pequenos organismos que têm suas próprias vontades e desejos.

Para garantir que todos andem juntos e mirem o mesmo objetivo, é preciso assegurar que todos conversem. Assim, é possível, inclusive, quebrar esses grandes objetivos em pequenas etapas, alcançar o esperado e impulsionar o crescimento saudável da companhia.

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