Backlog de projetos: como refinar ao desenvolver produtos?

Já ouviu falar em backlog de projetos? Se você é da área de TI e atua com desenvolvimento de software, certamente o termo é familiar e faz parte do seu dia a dia. Afinal, é a partir dele que aplicativos e sistemas ganham vida nas mãos dos times de Tecnologia da Informação.

De forma resumida, backlog é uma lista de tarefas necessárias para a entrega de um produto ou para a implementação de melhorias. Quando combinado com metodologias ágeis, ajuda a guiar projetos, definir prioridades, evitar desperdícios, estipular prazos, entre outros benefícios.

Quer saber mais? Continue a leitura e aprenda!

O que é backlog de projetos?

É uma lista de tarefas (ou pendências) criada dentro de um planejamento estratégico e que reúne todos os requisitos desejados para o produto, priorizados de acordo com a urgência de entrega e o valor para o cliente. Também recebe o nome de product backlog.

Seu objetivo é guiar o escopo de trabalho dos times de TI, organizando prioridades e definindo responsáveis por tarefa, bem como prazos de entrega. Pode ser utilizado tanto para o desenvolvimento de novos aplicativos ou sistemas quanto para a implementação de melhorias em produtos já existentes.

O conceito costuma vir atrelado a metodologias ágeis, como o Scrum, que divide as entregas em ciclos chamados de Sprints. A partir daí, o product owner, responsável pelo projeto e por fazer a interface com o cliente, repassa orientações para a equipe.

Como e por que refinar um backlog de projetos?

Para que o backlog traga eficácia ao projeto, ele precisa ser revisto periodicamente. É o que chamamos de refinamento de backlog ou grooming. Ambos significam limpar, preparar ou arrumar. Em poucas palavras, é manter tudo organizado para o time de desenvolvimento, com descrições detalhadas de cada item e estimativas.

Cabe ao product owner ordenar e detalhar essas prioridades antes do início de cada Sprint, a fim de evitar desperdício de recursos e de tempo. Para isso, ele deve levar em conta o que é mais urgente e o que trará maior valor ao cliente, além do Retorno sobre o Investimento (ROI) mais rápido.

O passo a passo do refinamento fica assim:

  1. disponha as prioridades no topo, seguidas pelas demais tarefas em ordem de importância;
  2. remova itens desnecessários ou que não façam mais sentido para o projeto;
  3. acrescente novos itens descobertos em reuniões de alinhamento, lembrando de sinalizar o grau de prioridade no backlog de projetos;
  4. faça um detalhamento maior de todas as tarefas da lista e dos critérios de aceitação, principalmente as do topo, para guiar as entregas da equipe;
  5. quebre os itens grandes da lista em tarefas menores para facilitar o planejamento, bem como a execução e a entrega.

Por fim, faça reuniões regulares para refinar o backlog de projetos e manter a equipe engajada. A periodicidade dependerá do grau de maturidade do time e do produto que estiver sendo desenvolvido. Observe sua equipe e defina o tempo que faz mais sentido para você.

Como acompanhar o progresso das equipes de TI?

O uso de um backlog de projetos e de metodologias ágeis contribui para que você faça um acompanhamento do progresso do seu time. Afinal, as tarefas contam com prazos do início ao fim, além das reuniões de alinhamento durante cada Sprint.

Assim, fica mais fácil avaliar a produtividade das equipes de TI de forma coletiva ou individual, pois toda a equipe é integrada ao fluxo do projeto, isto é, um sabe o que o outro faz. Esse grau de transparência ajuda a aumentar a produtividade e a diminuir atrasos.

Portanto, quanto melhor for o refinamento do backlog de projetos (organização de prioridades, nível de detalhamento das tarefas, quebras, remoção e inclusão de itens), mais otimizadas tendem a ser as entregas. Com o apoio de metodologias ágeis, o time trabalha de maneira mais alinhada e eficiente, além de ter maior flexibilidade para propor alternativas e receber as orientações do product owner.

Quer saber mais sobre metodologias ágeis? Entenda como o método Scrum pode otimizar a execução de projetos.

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