Fique por dentro das etapas do gerenciamento de projetos PMBOK

Se você gerencia a TI da sua empresa, provavelmente já sabe da importância de uma gestão de projeto eficaz. Como vários tipos de projetos, independentemente da escala ou complexidade, compartilham etapas semelhantes, ao longo do tempo, os gerentes de projeto e líderes de pensamento nesta área identificaram as principais fases sobrepostas.

Essas etapas foram categorizadas em uma coleção de padrões, práticas recomendadas e procedimentos, chamada de conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos ou, abreviadamente, PMBOK. Originalmente publicado pelo PMI em 1996 — e agora em sua 6ª edição —, ele ainda orienta gerentes de projeto a resultados bem-sucedidos.

Neste artigo, nós explicamos cada etapa do gerenciamento de projetos PMBOK e os motivos pelos quais ele é benéfico para a gestão de TI.

Por que o PMBOK é tão popular?

A abordagem PMBOK é valiosa porque permite que as organizações padronizem as práticas de gerenciamento de projetos em todos os departamentos. Também ajuda os gerentes de projeto a trabalhar com um sistema padronizado nas organizações. Isso significa que um gerente de projeto que muda de uma empresa para outra pode usar as mesmas práticas.

Os métodos são bem documentados e se concentram em práticas que comprovadamente funcionam. O guia também discute o que não funciona, para que os gerentes possam evitar erros comuns. É claro que as práticas de gerenciamento de projetos precisam ser adaptadas às necessidades de organizações individuais, mas quando os gerentes de projetos estão começando com um conjunto sólido de padrões, eles podem fazer revisões inteligentes quando necessário.

Quais são as etapas do gerenciamento de projetos PMBOK?

O PMBOK divide os projetos em cinco fases. Embora o termo “fase” implique que eles são executados em ordem cronológica, na prática, eles podem ser executados fora da ordem. Por exemplo, quando ocorrem mudanças no projeto, o gerente volta para a fase de planejamento. Por isso são oficialmente chamados de grupos de processos.

Iniciação

A primeira fase do processo de gerenciamento de projetos é a concepção do projeto. É aqui que as ideias são exploradas, a pesquisa preliminar é feita e as perspectivas são determinadas. É também aqui que os participantes e patrocinadores ficam convencidos de que a ideia vale a pena e que embarcar neste projeto levará a um resultado frutífero.

Tudo isso ajuda a determinar se o projeto é viável o suficiente para realmente acontecer. Se e depois de tomada a decisão de prosseguir, o projeto pode passar para a próxima fase.

Planejamento

A segunda fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é onde todo o planejamento acontece. Esta é a parte em que você considera os requisitos do cliente e as preocupações das partes interessadas, reúne uma equipe, estabelece metas e objetivos, e cria um plano de projeto.

Como um elemento-chave para o sucesso de um projeto, um plano de projeto deve incluir detalhes relativos ao escopo do projeto, metas e objetivos, e como as metas e objetivos serão alcançados. Também deve incluir como o risco será gerenciado, como a comunicação circulará e quais ferramentas serão usadas

Execução

Quando a maioria das pessoas pensa em gerenciamento de projetos, o que costumam pensar é o que acontece durante esta fase, a execução do projeto. É aqui que os processos são implementados, os recursos são alocados e as tarefas são atribuídas.

É durante essa fase que a equipe do projeto começa a criar as entregas e busca cumprir os objetivos delineados no plano do projeto. Uma etapa importante do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, o que acontece durante esta fase pode determinar se o seu projeto será ou não um sucesso. 

Monitoramento e controle

A próxima fase do processo de gerenciamento do projeto é sobre o acompanhamento do desempenho e do progresso. O objetivo desta fase é estabelecer medidas para garantir que o projeto está caminhando de acordo com o plano do projeto e que tudo está em andamento com o orçamento e os prazos.

O gerente de projeto pode fazer ajustes no cronograma ou no plano de alocação de recursos para garantir que tudo seja mantido sob controle. A realização de reuniões de revisão e a solicitação de relatórios regulares de desempenho do projeto da equipe são outras abordagens comuns que eles podem implementar.

Encerramento

A fase final é onde tudo é encerrado e todas as atividades do projeto são concluídas. Encerramento não é necessariamente igual a sucesso, mesmo quando um projeto falha, ele ainda precisa ser encerrado.

Depois que todos os assuntos administrativos forem encerrados, uma parte importante da fase de encerramento do projeto é a realização de uma avaliação. Avaliar os triunfos e fracassos do projeto destacará os sucessos da equipe, bem como indicar quais melhorias podem ser feitas para empreendimentos futuros.

As cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos servem como uma estrutura para ajudar os gerentes de projetos e suas equipes a cumprir suas metas e objetivos. Um gerente de projeto e uma equipe que pode executar cada fase impecavelmente estão no caminho certo para alcançar um resultado bem-sucedido.

Por que o PMBOK é valioso para a gestão de TI?

O PMBOK é valioso por muitos motivos. Aqui estão três deles.

Padroniza o processo de gerenciamento de projetos

O PMBOK basicamente auxilia as empresas no sentido de padronizar o processo de implantação de cada um dos projetos em execução. Em circunstâncias normais, uma unidade de uma empresa pode estar implementando um processo específico de uma maneira, enquanto outra unidade tem etapas diferentes.

Com o PMBOK, as atividades em diferentes unidades podem ser analisadas para formar procedimentos padronizados que acabarão por produzir uma forma mais eficaz de gerenciamento de projetos.

É um guia fácil para as etapas de gerenciamento de projeto

Todos os membros da organização ou da equipe de gerenciamento de projetos também terão mais facilidade no desempenho de suas funções usando o guia fornecido pelo PMBOK.

Quer o processo tenha sido aplicado a um departamento específico, a mesma abordagem pode ser implementada em outras unidades porque o PMBOK pode ser aplicado em diferentes unidades e plataformas. Com o PMBOK como guia, os membros da equipe podem fazer sua parte do projeto com eficiência.

Fornece documentação

O PMBOK também envolve processos e métodos que são documentados em cada etapa do processo. Isso é especialmente útil em termos de saber quais sistemas ou processos são eficazes para ajudar a empresa a obter melhores resultados em termos de gerenciamento de projetos.

As etapas documentadas também facilitarão muito o cotidiano para pessoas que podem não estar familiarizadas com determinados processos em um projeto específico.

A melhor coisa sobre o PMBOK é que ele não se limita à aplicação a diferentes unidades de uma organização. Os processos envolvidos também podem ser aplicados a outras empresas, pois as etapas são padronizadas e customizáveis.

Em resumo, o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos PMBOK pode ser um aliado poderoso na gestão de projetos de TI. Vale ressaltar que a 6ª edição do guia inclui acréscimos significativos, influenciados pelas metodologias ágeis, Scrum, Kanban, Lean, XP e outros métodos de gerenciamento de projetos adaptáveis e orientados para mudanças.

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